Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Порядок документов в личном деле

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Личное дело формируют при приеме сотрудника на работу в порядке, который разработан работодателем с учетом особенностей делопроизводственных процессов организации.

При этом учитываются и общие принципы, в соответствии с которыми осуществляется ведение кадровых документов. Однако, в соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения Федеральный закон от Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих регламентируется положением, утвержденным Указом Президента РФ от Обязанность и порядок ведения личных дел работников также могут быть установлены отраслевым регламентом или головной организацией.

Коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Но, как показывает практика, проще вести личные дела всех сотрудников независимо от занимаемой ими должности, поскольку такое дело — упорядоченный источник сведений о каждом работнике, доступный в любое время. Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить своим локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.

Формирование личного дела начинается сразу после того, как стороны подписали трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшивают копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

После внесения изменений в пенсионное законодательство вместо СНИЛС работник может представить справку, подтверждающую регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в электронном виде.

Скачать образец. Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, которые подтвреждают изменение:.

Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника. Обратите внимание! С 1 июля года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Порядок ведения личных дел, установленный локальным актом работодателя, может содержать о наличии в пакете документов фотографии работника. Это также облегчит работу человеку, отвечающему в организации за кадровое делопроизводство.

Трудовая книжка и личная карточка работника не хранятся в его личном деле — согласно требованиям инструкций, они должны хранится отдельно. Для их хранения выделяют специальный сейф , металлический шкаф или даже специальное помещение, позволяющее обеспечить их сохранность. Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет.

Это, например:. Пройти тест и найти опасные документы. В статье 86 ТК РФ приведен закрытый перечень тех целей, для которых работодатель вправе собирать, обрабатывать и хранить персональные данные сотрудника. Если наличие документа в папке дела не отвечает ни одной из перечисленных целей, хранить его нельзя.

После увольнения работника также отпадает необходимость хранения в личном деле копии его паспорта, СНИЛС, диплома. Поэтому в локальном акте, регламентирующем порядок ведения личных дел работников, нужно предусмотреть выемку и уничтожение копий документов, содержащих ненужную уже информацию личного характера перед передачей дел на архивное хранение. Ведет личные дела персонала сотрудник, назначенный ответственным приказом руководителя, или же тот, в чьи обязанности это включено должностной инструкцией.

Работодатель также должен в произвольной форме составить приказ и утвердить список тех должностей, которые будут уполномочены работать в организации с персональными данными и иметь доступ к личным делам.

Сам работник имеет право доступа к своему личному делу без всяких условий. Факт ознакомления работника или сотрудника, имеющего служебный доступ к персональной информации, с содержанием дела фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке. Лист ознакомления подшивается в папку или наклеивается на внутреннюю сторону ее обложки. Скачать образец полностью. На каждой странице проставляется ее номер, а сведения обо всех документах вносят во внутреннюю опись, подшитую в папку сверху.

Внутренняя опись нумеруется отдельно, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе. Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года.

Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет.

Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы. Личные дела на сотрудников и руководителей нужно хранить 75 лет либо 50 лет 75 лет — если оформлены до года Приказ Росархив от Практика показывает, что все кадровые документы работника, а также те, которые содержат персональные данные, удобно хранить в отдельной папке — личном деле.

Порядок ведения личных дел работников регламентируется локальным актом работодателя. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль.

Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот Оформление документов. Порядок ведения личных дел. Темы: Документооборот Оформление документов Оформление дел. ГОСТ по делопроизводству Скачайте документ. Лист ознакомления с личным делом Скачайте образец. Титульный лист личного дела работника Скачайте образец. Внутренняя опись личного дела сотрудника Скачайте образец. Читайте по теме в Системе Кадры.

Анкета из личного дела сотрудников. Лист-заверитель личного дела. Обложка личного дела сотрудника. Итог Практика показывает, что все кадровые документы работника, а также те, которые содержат персональные данные, удобно хранить в отдельной папке — личном деле.

Приемы, которые улучшат ваше здоровье Деловое письмо в вопросах и ответах. Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: гарантийное письмо. Всё об оформлении: от реквизитов до формулировок Как правильно составить бланк документа: лайфхаки Приказы против распоряжений: как наконец-то перестать путаться в этих документах Три приложения для ежедневной заботы о вашем здоровье: Sworkit, Foccus и Down Dog.

Читайте в электронном журнале Новый ГОСТ по делопроизводству и еще три документа, которые поменяют вашу работу в году Как наладить работу с исходящими документами компании: пять главных шагов Как оформить опись дел по личному составу Как справиться со стрессом. Приемы, которые улучшат ваше здоровье и отношения Путешествие мечты для вашего босса: проект, в котором нет мелочей. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов.

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Топ вопросов февраля: проверки, штрафы, увольнения. Как обновить документы под новые Правила по охране труда. Какие новые акты должны исполнять компании, чтобы не попасть на штраф от ГИТ. Как увеличится размер пособий с 1 февраля года. В году компании и ИП будут сдавать отчёты по-новому.

Статьи по теме. Журнал инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях. Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Какие документы входят в систему организационно-правовой документации. Парафирование договора: что это такое и как его оформить. Вопросы по теме. Нужно ли вести журнал регистрации уничтожения персональных данных?

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры.

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Работник увольняется. Секретарю нужно достать все документы из личного дела, чтобы передать их на архивное хранение, и вернуть работнику оригиналы документов, если они были в личном деле. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" Пример 1. Правила оформления и передачи личных дел на хранение приведены в разделе 2.

Состав личного дела работника

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:. Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности.

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров. Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

.

Перечень документов в личном деле сотрудника

.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА В АРХИВ. Работник увольняется. Секретарю нужно достать все документы из личного дела, чтобы передать их и вернуть работнику оригиналы документов, если они были в личном деле.

.

Ведение личных дел работников

.

Порядок ведения личных дел

.

.

.

.

.

Комментариев: 4
  1. esreatenke

    Зараз кажуть для того, щоб заїхати в режимі транзит треба залишити залог,коли можна буде заїхати нормально щоб розмитнити авто ?

  2. Лариса

    Вот скоро они до блогеров доберуться цуки.

  3. Симон

    Реально что-то замутили но ничего не раскажут , время расставит все точки над і и даст ответ на все вопросы. Цель за сценарием будет достигнута

  4. Валентин

    Тарас забыл о 32 статьи там без изменений тоисть могут останавливать а требовать документы нет

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2022 Юридическая консультация.